试谈高龄遵循高龄尊重原则科学进行档案扫描中专生毕业论文

试谈高龄遵循高龄尊重原则科学进行档案扫描中专生毕业论文

文章导读:
  摘 要:由于人们对高龄档案的认识存在一定的偏差,高龄档案的扫描工作长期以来没有受到重视。文章从高龄档案的扫描的必要性入手,探讨如何推动高龄档案扫描、高龄档案在扫描过程中的特点、应遵循的原则,从而为高龄档案扫描在工作中的运用提供了依据。

  关键词:高龄档案 扫描 工作

  1004-4914(2013)04-281-02

  档案是历史事实的真实记载,是还原历史本来面目的唯一正确途径。从理论上讲,越是年代久远的档案就越发珍贵,越具有研究、发掘和借鉴的价值。拂去岁月的尘埃,我们常常可以见到不少弥足珍贵的“高龄档案”,基于档案管理角度考虑,如何科学地界定,有效地保护和开发这类档案,是一项重要而迫在眉睫的工作,切不可掉以轻心。本文试图探讨的就是有关“高龄尊重原则在档案扫描中的运用”的问题。

  一、何谓“高龄档案”

  所谓“高龄档案”,是指存世久远的档案,档案存世时间愈久远,似乎其价值就越大,这是人们对物以稀而显贵的一种看法。在我们的档案保管中,解放以前的档案均划分为历史档案,民国时期的档案亦可称之为是“高龄档案”了,这部分档案显然是很贵重的。据初步统计,湖北省共有民国档案近百万卷之多。长期以来,档案界有一个观点,那就是高龄档案要得到尊重,原因是:这些档案时间较长,档案较少,即使本身作用不大,由于没有可资借鉴的其它档案存在,它也就显得弥足珍贵了。表现在鉴定上就是高龄档案不予鉴定销毁,表现在扫描上就是对高龄档案要进行全文扫描,把高龄尊重原则贯穿在扫描过程的始终,就是高龄尊重原则在档案扫描中的运用。

  二、高龄档案面临的扫描困境

  在现实生活中,由于档案鉴定工作开展得并不普遍,一些高龄档案并没有得到保管期限提升的待遇,档案扫描却要求只扫描永久、长期的,短期的可以不扫,于是那些高龄短期档案就面临着“不扫”的境遇了。

  而且,在实际工作中,有一种声音始终制约着高龄档案扫描工作的进行,即:高龄档案不能高速扫描,扫描速度极慢;并且在日常工作中查找利用的不多,可以不予扫描,即使扫了也是白扫。俗话说“好钢用在刀刃上”,现在把有限的资源用在现行文书档案扫描上,既提高了工作效率,又满足了日常利用的急需,何乐而不为?

  这就要具体分析高龄档案是否具有扫描的必要性了:首先,从档案利用来分析,我们知道,高龄档案的用户大都是为编史修志、著书

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立说服务的,其长远利用价值一目了然,可以说是影响一个时代、一个阶层的价值判断的依据,“正视听”的长远功效十分明显。现行文书档案基本是为解决现行具体问题服务的,紧迫性、时效性特点显而易见,那么,我们能够因为“现行”不顾“长远”吗?答案当然是否定的,统筹兼顾,合理安排才是根本的解决之道。其次,从档案保护角度来分析,我们知道,档案扫描的初衷之一是为了保护档案原件,以扫描件代替原件对公众进行服务。高龄档案的珍贵性显然要远远大于现行文书档案,现行文书档案需要进行扫描,对更加珍贵、更为稀缺的高龄档案进行扫描更是情理之中了。

  三、如何推动高龄档案扫描

  那么,我们如何才能避开档案价值鉴定直接推动扫描工作的顺利进行?

  在档案扫描以前要求再进行档案价值鉴定似乎是不可能完成的任务,而且程序复杂,责任重大,价值鉴定难乎其难。为什么这么说?因为,凡是牵涉到档案价值鉴定的工作,一般单位都是慎之又慎,既想去除冗余档案减轻库房压力,又想把真正珍贵的档案留下来供后人查阅利用。然而,什么才是真正珍贵的档案?人们由于受个人生活阅历、文化程度、认识水平等因素的影响,对档案价值的鉴定存在着不同程度的差异性,每个人根据档案自身状况和社会需求,对档案价值作出的主观性判断都有各自的理解。有的档案用现在的眼光看没有用处,但从长远来看作用却相当大;有的档案现在没什么人查阅利用,却是历史的真实记载,反映了它基本职能的变迁,能不重要?也正是因为如此,档案价值鉴定才程序设置非常复杂,每个参与鉴定的人员才会感觉责任非常重大。

  我们知道,档案扫描属于中处理阶段,中处理之前有个前处理,前处理的基本工作之一就是确定扫与不扫,如果我们把高龄尊重原则贯彻于前处理的始终,那么这一问题即可迎刃而解。换句话说,我们只要规定:对于那些高龄档案,无论保管期限如何,一律予以扫描,那么这个问题就迎刃而解了
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